Start-up : Gagnez en efficacité avec la gestion de projet

Juin 18, 2020
Floriane RENOU

Lorsqu’on est startupeur, chaque jour est un défi. Nouveau produit, nouveaux fournisseurs, nouveaux clients : tout est nouveau. Une seule solution pour s’en sortir : gérer son projet avec assiduité et efficacité. Mais concrètement que faut-il réunir pour la bonne réussite de son projet ?

Vous vous questionnez sur l’intérêt de la gestion de projet pour votre start-up ? Est-ce vraiment efficace ? Ou bien s’il s’agit uniquement d’un effet de mode ? Et comment l’applique-t-on à sa structure ?

Pour en revenir à l’origine du concept, la gestion de projet est une méthode d’organisation qui vise à optimiser les temps, les coûts grâce à une vision structurée des jalons. Ainsi, vous limitez vos risques et augmentez vos chances de succès.

La gestion de projet appliquée aux start-up

Vous ne pouvez pas tout faire seul. Vous devez vous entourer d’incubateurs, de fournisseurs, de prestataires. Or, plus il y a d’acteurs plus il est difficile de suivre les actions de chacun tout en respectant les délais.

C’est là que la gestion de projets entre en jeu. Elle vous permet d’assurer le bon déroulement de l’ensemble de vos actions. Dans le cas d’une start-up, la gestion de projets prend d’autant plus de sens. Il faut être ultra-réactif et sur tous les fronts. Il vous faut donc vous organiser et prévoir les jalons suivants pour parer à tous les imprévus possibles.

Toutefois, l’objectif n’est pas de réduire vos délais, mais plutôt de les optimiser. Quelles seront vos périodes de forte activité ? Pouvez-vous répartir cette activité sur d’autres semaines ? … ? Il en va donc de la réussite de votre projet.

Lorsque l’on parle de gestion de projet, il y a deux axes : l’organisation et la méthode. Dans le premier, vous identifiez l’équipe qui portera le projet et les rôles, et dans le second, vous déterminez les chemins à prendre pour le succès de votre projet.

L’organisation de l’équipe : la clé de voûte de l’efficacité

Rien de révolutionnaire à cela, chacun sait que s’organiser permet de gagner en efficacité. Pour cela, il faut définir clairement les rôles de chacun. Par définition, l’architecture typique d’un projet tourne autour de trois entités : un chef de projet, une équipe projet, un comité de pilotage.

Chef de projet : c’est le chef d’orchestre de l’équipe. Il planifie, anime, oriente et s’assure du bon déroulement du projet. En cas de dérive, il a aussi pour rôle d’alerter et de définir les actions de retour à la situation normale.

Équipe projet : L’équipe projet est constituée d’experts de chaque domaine. Ils sont centrés produit et pilotage day to day. A chaque jalon, ils doivent rendre compte auprès du chef de projets et assurer la production des livrables requis.

Comité de pilotage : Il permet de prendre du recul par rapport au projet, sortir du day to day, de l’opérationnel et de la technique. Il est focalisé business et client.

Dans des start-up où l’effectif est faible, on peut être tenté de ne pas avoir ces 3 rôles. Toutefois, gardez en tête qu’il ne s’agit pas de rigidifier la prise de décision, mais de gagner en réactivité par une meilleure répartition des forces.

En parallèle, prévoyez aussi les actions que votre équipe n’est pas à même de réaliser. Et définissez qui seront les parties prenantes qui évolueront autour de votre projet et quels seront leurs rôles.

Quelles méthodes pour gérer votre projet ?

Vous avez votre structure organisationnelle en place, parlons maintenant de la méthode. Plusieurs approches sont possibles et largement documentées (agile, waterfall, …). Quelle que soit l’approche, la méthode utilisée, il faut constamment garder la maîtrise des fondamentaux : le temps, les risques et les coûts. On va parler ici, de scope.

Votre budget et vos délais ne sont pas infinis.  Il faut donc définir les limites de votre projet. Quels sont les éléments incontournables et à l’inverse quels sont ceux qui peuvent attendre une version ultérieure.

Le découpage d’un projet se fait en phases, puis en tâches ou en workpackage, avec à chaque fois un livrable associé. C’est cette structure qui vous assurera un rythme d‘avancement et vous permettra de respecter votre planning. En ce qui concerne les phases, un projet en compte 4 : initialisation, description du projet, exécution et clôture. Et pour chaque phase, vous définirez les actions que vous découperez en ‘’mini-projet’’ avec un livrable attendu.

schéma gestion de projet
Schéma du cycle de vie d’un projet (Méthode de gestion de projet pour les start-up)

Le livrable est un élément factuel (documents, produit, résultat d’un test…) fourni par l’équipe projet à une date donnée et convenue. La revue régulière de vos livrables vous permet de contenir les risques projet.

Le risque reste cependant continuellement présent dans un projet. Mais grâce à la gestion de projet, vous avez une meilleure vision des phases à venir et des risques potentiels à chaque jalon. Ainsi, vous réduisez vos risques face à l’inattendu et êtes plus à même de l’éviter le moment venu.

Structurer un projet n’est donc pas une perte de temps. C’est au contraire le seul moyen de pouvoir piloter efficacement vos activités et d’assurer le succès de votre projet.

Lire aussi : Start-up : pensez présérie c’est éliminer les risques